Phân loại lực lượng lao động | Workforce segmentation

Phân loại lực lượng lao động là việc phân nhóm lực lượng lao động của quý vị theo đặc trưng công việc giống nhau.

Một số phương pháp phân loại lực lượng lao động có thể bao gồm:

Theo vai trò hoặc nhóm nghề: Công việc được phân nhóm theo loại hình công việc thực hiện, chẳng hạn như nhân viên dịch vụ khách hàng, thợ máy, hỗ trợ hành chính, hoặc theo các nhóm nghề giống nhau như kế toán, kỹ sư hoặc thợ mộc. Phương pháp này giúp quý vị xác định và tập trung vào các kỹ năng và năng lực quan trọng đối với doanh nghiệp của quý vị.
Theo đối tượng nhân viên: Việc phân chia có thể căn cứ theo đặc điểm nhân khẩu học như vị trí việc làm, giới tính hoặc độ tuổi. Phương pháp này có thể cung cấp các thông tin về rủi ro lực lượng lao động từ nguồn lực lượng lao động sẵn có tiềm năng theo các phân khúc này.
Cấu trúc doanh nghiệp: Nhiều doanh nghiệp thể hiện cấu trúc lực lượng lao động của họ thông qua sơ đồ tổ chức. Điều này giúp nhận biết các đơn vị kinh doanh và kênh báo cáo. Tuy nhiên, sơ đồ tổ chức không cho thấy các kỹ năng và năng lực có trong doanh nghiệp, cái yêu cầu thiết yếu cho việc lập kế hoạch lực lượng lao động.

Workforce segmentation is grouping your workforce by similar characteristics.

Some approaches to workforce segmentation can include:

Role-based or job family: Jobs are segmented by the type of work performed, for example, customer service officers, machine workers, administrative support, or by similar occupational groupings such as accountants, engineers or carpenters. This approach allows you to identify and focus on the skills and capabilities that are important to your business.
Employee-based: Segmentation can be by demographic such as work location, gender or age profile. This approach can inform workforce risks from potential workforce availability by these segments.
Business structure: Many businesses display their workforce structure through an organisational chart, which is useful for demonstrating business units and reporting lines. However, organisational charts don’t show the skills and capabilities within the business, which is essential for workforce planning.

Thông tin về Lực lượng lao động | Workforce information

Thông tin về lực lượng lao động bao gồm một loạt các dữ liệu và thông tin hiện có hoặc có thể được tạo ra về lực lượng lao động của quý vị. Những thông tin này có thể bao gồm:

Các vị trí công việc: Bao nhiêu vị trí đã được lấp đầy và còn trống?
Vị trí công việc: Những vị trí nào đã được dự toán ngân sách?
Thôi việc: Số lượng xin thôi việc và lý do?
Tuyển dụng: Số lượng vị trí cần người, theo loại và lý do cần thiết cho từng chổ cụ thể?
Thông tin đa dạng: Các đặc điểm đa dạng của lực lượng lao động của bạn về tuổi (bao gồm cả thanh niên và người trưởng thành), giới tính, gốc gác văn hóa, tình trạng khuyết tật được báo?
Bằng cấp: Các loại bằng cấp nào là cần thiết?
Kỹ năng: Những kỹ năng cụ thể nào là cần thiết?
Nhu cầu học tập và phát triển
Sự tham gia của nhân viên
Giai đoạn trong cuộc sống và sự nghiệp (mới đi làm, nhân viên ở giai đoạn đầu sự nghiệp, giữa sự nghiệp, hay cuối sự nghiệp)
Nguyện vọng nghề nghiệp
Ý định của từng nhân viên về việc ở lại hoặc rời bỏ việc.

Mặc dù đây không phải là một danh sách đầy đủ các thông tin về lực lượng lao động mà một doanh nghiệp có thể có, nhưng nó cho thấy phạm vi thông tin đã có, hoặc có thể được thu thập, để hỗ trợ việc lập kế hoạch lực lượng lao động.

Workforce information covers a range of intelligence and data that exists or can be created about your workforce. This information can include:

Positions: How many are filled and vacant?
Positions: What positions have been budgeted for?
Resignations: How many and why?
Recruitment: How many positions, by type and reason for the particular role needed?
Diversity information: What is the diversity of your workforce in terms of age (including youth and mature age), gender, cultural background, declared disability?
Qualifications: What type of qualifications are required?
Skills: What specific skills are required?
Learning and development needs
Employee engagement
Work life stage (new to the workforce, early -, mid-, end-career workers)
Career aspirations
Individual worker intentions to stay or leave

Whilst this is not an exhaustive list of workforce information that a business may have available, it demonstrates the breadth of information that already exists or can be gathered to assist with workforce planning.

Nguồn cung lực lượng lao động | Workforce supply

Nguồn cung lực lượng lao động là quy mô của lực lượng lao động hiện tại và tương lai của quý vị. Nó liên quan đến việc thay đổi số nhân viên thông qua xin thôi việc và nghỉ hưu và cách những yếu tố này ảnh hưởng đến quy mô lực lượng lao động của quý vị theo thời gian.

Bộ Công cụ Kết nối Lập kế hoạch Lực lượng lao động cung cấp các tình huống để hỗ trợ quý vị trong khái niệm này, nếu nó phù hợp với doanh nghiệp của quý vị.

Workforce supply is the size of your current and future workforce. It takes into consideration employee turnover through resignations and retirements and how these affect the size of your workforce over time.

The Workforce Planning Connect Toolkit provides scenarios to assist you with this concept, if it is relevant to your business.

Nhu cầu lực lượng lao động | Workforce demand

Nhu cầu lực lượng lao động là số lượng nhân viên mà quý vị sẽ cần hiện tại và trong tương lai để thực hiện kế hoạch kinh doanh của mình.

Nếu cần thêm thông tin, quý vị có thể xem tình huống trong mục Tài liệu Kết nối Lập Kế hoạch Lực lượng lao động, như là một ví dụ về lập kế hoạch nhu cầu lực lượng lao động.

Workforce demand is the number of employees you will need today and into the future to deliver against your business plan.

There is a scenario within the Workforce Planning Connect resources, as an example of workforce demand planning, if you would like further information.

Khoảng cách trong lực lượng lao động | Workforce gap

Khoảng cách trong lực lượng lao động xảy ra khi có sự chênh lệch giữa cung và cầu. Nghĩa là, quý vị không có đủ nhân viên để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình, hoặc, trong một số trường hợp, có quá nhiều nhân viên so với nhu cầu kinh doanh.

Khi quý vị nhận biết khả năng có khoảng cách về lực lượng lao động cũng là lúc quý vị cần bắt đầu lập kế hoạch để giải quyết vấn đề này thông qua các chiến lược và hành động phù hợp. Tài liệu Kết nối Lập kế hoạch lực lượng lao động sẽ giúp quý vị xác định và lập bản đồ các khoảng trống và xây dựng kế hoạch để khắc phục chúng.

A workforce gap occurs when there is a mismatch between supply and demand. That is, you do not have enough employees to meet your business needs or, in some cases, too many employees for your business needs.

Once you understand your potential workforce gap, you can then start planning to address it through relevant strategies and actions. Workforce Planning Connect resources assist you with mapping out your gaps and developing a plan to address them.

Rủi ro về lực lượng lao động | Workforce risk

Rủi ro về lực lượng lao động có thể là bất kỳ vấn đề gì liên quan đến lực lượng lao động mà có thể gây gián đoạn khả năng của doanh nghiệp trong việc thực hiện các kết quả hoặc đầu ra của nó. Điều quan trọng là phải xem xét mức độ rủi ro đối với doanh nghiệp nếu quý vị không có các kỹ năng phù hợp cho nhu cầu kinh doanh tương lai, nếu nhân viên rời bỏ hoặc nếu quý vị không tuyển dụng được đúng người vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của quý vị.

Việc không có các kỹ năng phù hợp đôi khi có thể gây rủi ro không kém việc không có đủ số lượng nhân viên phù hợp.

Rủi ro về lực lượng lao động có thể do hai nguồn chính:

Nội bộ doanh nghiệp: thông qua chiến lược và định hướng kinh doanh, nguồn tài nguyên, văn hóa nơi làm việc, cấu trúc doanh nghiệp, sức khỏe và an toàn nơi làm việc, lãnh đạo, xin thôi việc và các kỹ năng và năng lực lực lượng lao động.
Bên ngoài doanh nghiệp: thông qua sự cạnh tranh thị trường, công nghệ bị gián đoạn, môi trường kinh tế, hành vi của khách hàng và xu hướng ngành.

Bằng việc tiến hành lập kế hoạch lực lượng lao động thường xuyên, doanh nghiệp của quý vị sẽ có khả năng xác định hầu hết các rủi ro về lực lượng lao động. Việc xác định và hiểu các rủi ro về lực lượng lao động có thể liên quan đến một số hoạt động, bao gồm:

Theo dõi và phân tích dữ liệu lực lượng lao động liên quan sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện kinh doanh, chẳng hạn như tỷ lệ cao nhân viên đổi việc hoặc vắng mặt đột xuất.
Kết quả khảo sát nhân viên đo lường sự hài lòng với công việc và ý định ở lại hoặc rời bỏ trong tương lai.
Số lượng vị trí còn trống, bao gồm cả thời gian dành cho nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc.

Cam kết theo dõi và báo cáo dữ liệu lực lượng lao động và thường xuyên xem xét kế hoạch lực lượng lao động của quý vị sẽ giúp quý vị xác định các vấn đề mới khi chúng phát sinh và đáp ứng một cách đầy đủ.

A workforce risk can be any workforce-related issue that can disrupt your business’ ability to deliver on its outcomes or outputs. It’s important to think about the level of risk to your business if you don’t have the right skills for your future business needs, people leave, or you don’t recruit the right people at the right time to achieve your goals.

Not having the right skills can sometimes be just as much of a risk as not having the right number of people.

Workforce risks can come from two main sources:

internal to the business through business strategy and direction, resources, workplace culture, business structure, workplace health and safety, leadership, resignations, and workforce skills and capabilities.
external to the business through market competition, disruptive technologies, economic environment, customer behaviour and industry trends.

By undertaking regular workforce planning, your business should be able to identify most workforce risks. Identifying and understanding workforce risks can involve a number of activities, including:

monitoring and analysing relevant workforce data that will impact on business delivery, such as high workforce turnover or unplanned absences
employee survey results that measure job satisfaction and future intentions to stay or go
number of vacant positions, including how long it takes for the new employee to commence.

Committing to monitoring and reporting workforce data and regularly reviewing your workforce plan will enable you to identify emerging issues as they arise and to adequately respond.

Quý vị có thể xem thêm các thuật ngữ khác về Lập kế hoạch lực lượng lao động ở trang 31 của Sổ thực hành.

Additional workforce planning terms are available on page 31 of the Workbook.