従業員区分 | Workforce segmentation

従業員区分とは、共通の特性に基づいて従業員をグループ化することを指します。

その取り組み方には、次のような方法があります。

役割ベースまたは職務定義型：例えば、顧客サービス担当者、機械作業員、事務支援職員など、業務の種類に基づいて区分します。または、会計士、エンジニア、大工といった類似の職業グループで分類することもあります。この方法を用いることで、自社にとって重要なスキルや能力に焦点を当てることができます。
従業員ベース：勤務地、性別、年齢などの人口統計的な属性に基づいて区分します。この方法は、各区分における潜在的な要員の確保によるリスクを把握することができます。
組織構造ベース：多くの企業は、組織図を用いて従業員の構造を示しており、これは事業部門や報告システムを明確にする上で役に立ちます。しかし、組織図は、要員計画に不可欠な社内のスキルや能力まで把握するには不十分です。

Workforce segmentation is grouping your workforce by similar characteristics.

Some approaches to workforce segmentation can include:

Role-based or job family: Jobs are segmented by the type of work performed, for example, customer service officers, machine workers, administrative support, or by similar occupational groupings such as accountants, engineers or carpenters. This approach allows you to identify and focus on the skills and capabilities that are important to your business.
Employee-based: Segmentation can be by demographic such as work location, gender or age profile. This approach can inform workforce risks from potential workforce availability by these segments.
Business structure: Many businesses display their workforce structure through an organisational chart, which is useful for demonstrating business units and reporting lines. However, organisational charts don’t show the skills and capabilities within the business, which is essential for workforce planning.

要員情報 | Workforce information

要員情報とは、自社の要員について既に持っている、または新たに作成できる情報やデータを指します。

この情報には、以下のような項目が含まれます。

役職：埋まっている役職数と空いている役職数
予算化された役職：予算に計上されている役職
退職：退職者数とその理由
採用：必要とされる職務、その理由、および採用人数
多様性情報：年齢層（若年層・高年齢層を含む）、性別、文化的背景、申告された障害の有無
資格：必要とされる資格の種類
スキル：必要とされる具体的なスキル
学習・能力開発ニーズ
従業員の自発的貢献意識
仕事と生活環境による生き方の段階：新入社員、若手・中堅キャリア段階、退職間近の従業員
キャリア志望
従業員の在留、または離職の意思

これらは、企業が利用可能な要員情報の全てを網羅しているわけではありませんが、要員計画に活用できる既存または収集可能な情報の幅広さを示しています。

Workforce information covers a range of intelligence and data that exists or can be created about your workforce. This information can include:

Positions: How many are filled and vacant?
Positions: What positions have been budgeted for?
Resignations: How many and why?
Recruitment: How many positions, by type and reason for the particular role needed?
Diversity information: What is the diversity of your workforce in terms of age (including youth and mature age), gender, cultural background, declared disability?
Qualifications: What type of qualifications are required?
Skills: What specific skills are required?
Learning and development needs
Employee engagement
Work life stage (new to the workforce, early -, mid-, end-career workers)
Career aspirations
Individual worker intentions to stay or leave

Whilst this is not an exhaustive list of workforce information that a business may have available, it demonstrates the breadth of information that already exists or can be gathered to assist with workforce planning.

労働力供給 | Workforce supply

労働力供給とは、現在および将来における自社の労働力規模を指します。辞職や定年退職による離職、それらが時間の経過とともに労働力の規模にどう影響するかが考慮されます。

Workforce supply is the size of your current and future workforce. It takes into consideration employee turnover through resignations and retirements and how these affect the size of your workforce over time.

労働力需要 | Workforce demand

労働力需要とは、事業計画を達成させるために、現在および将来的に必要となる従業員数を指します。

Workforce demand is the number of employees you will need today and into the future to deliver against your business plan.

要員ギャップ | Workforce gap

要員ギャップは、労働力の需要と供給の間に差が生じたときに発生します。つまり、必要とされている人材が不足、あるいは過剰になっている場合を意味します。

潜在的な要員ギャップを把握することで、適切な戦略や行動の計画を立て始めることができます。要員計画コネクトワークブックは、ギャップを明らかにし、その解消に向けた計画を作成することに役立ちます。

A workforce gap occurs when there is a mismatch between supply and demand. That is, you do not have enough employees to meet your business needs or, in some cases, too many employees for your business needs.

Once you understand your potential workforce gap, you can then start planning to address it through relevant strategies and actions. Workforce Planning Connect resources assist you with mapping out your gaps and developing a plan to address them.

人材リスク | Workforce risk

人材リスクとは、企業が目指す成果や業務目標の達成する能力を妨げる可能性のある、人材に関わるあらゆる課題を指します。将来の事業に必要とされるスキルを持った人材が不足していたり、従業員が退職したり、または目標を果たすために適切なタイミングで人材を採用できなかったりする場合、事業に対するリスクのレベルについて考えることが大切です。

「従業員数が足りない」ことがリスクになるのと同じように、「必要なスキル不足」という状況も事業にとっては深刻なリスクになり得るのです。

人材リスクは主に次の2つの要因から生じます。

社内要因（内部リスク）：事業戦略や方針、資源、職場の文化、組織構造、職場の安全と健康、リーダーシップ、離職、要員のスキルや能力
社外要因（外部リスク）：市場競争、破壊的技術、経済環境、消費者の行動、業界のトレンド

定期的に要員計画を実施することで、ほとんどの人材リスクを把握できるようになります。人材リスクの特定と理解には、以下のような取り組みが含まれます。

高い離職率や予期せぬ欠勤など、事業の成果に影響を及ぼす可能性のある人材データのモニタリング（監視）と分析
職務の満足度や、将来的に職務に留まるかまたは退職する意向をつかむための従業員アンケート調査結果の活用
新入社員が入社するまでの期間を配慮した欠員数の把握

人材データの監視と報告を徹底し、要員計画を定期的に見直すことで、新たな課題を早期に特定し、適切に対応することが可能になります。

A workforce risk can be any workforce-related issue that can disrupt your business’ ability to deliver on its outcomes or outputs. It’s important to think about the level of risk to your business if you don’t have the right skills for your future business needs, people leave, or you don’t recruit the right people at the right time to achieve your goals.

Not having the right skills can sometimes be just as much of a risk as not having the right number of people.

Workforce risks can come from two main sources:

internal to the business through business strategy and direction, resources, workplace culture, business structure, workplace health and safety, leadership, resignations, and workforce skills and capabilities.
external to the business through market competition, disruptive technologies, economic environment, customer behaviour and industry trends.

By undertaking regular workforce planning, your business should be able to identify most workforce risks. Identifying and understanding workforce risks can involve a number of activities, including:

monitoring and analysing relevant workforce data that will impact on business delivery, such as high workforce turnover or unplanned absences
employee survey results that measure job satisfaction and future intentions to stay or go
number of vacant positions, including how long it takes for the new employee to commence.

Committing to monitoring and reporting workforce data and regularly reviewing your workforce plan will enable you to identify emerging issues as they arise and to adequately respond.

その他の要員計画に関連する用語については、ワークブック31ページを参照してください。

Additional workforce planning terms are available on page 31 of the Workbook.