情報の保管

顧客情報の保管方法は重要です。情報の安全を守ることはもちろんですが、事業運営に適した形で記録を保管する必要があります。

例:

個人事業主は、顧客情報や取引内容を紙の記録で保管するかもしれません。その場合、一般の人々や権限のない従業員がアクセスできないように、施錠可能な書類棚に記録を保管すべきです。
一方、コンサルティング会社は、複数の電子的な方法で顧客情報を管理することがあります。例えば、売上記録をデータ管理台帳で管理し、顧客情報は顧客関係管理（CRM）のプログラムで保存します。また、記録を組織内のサーバーやクラウド保存システムを利用して、電子的に保管されることがあります。

Storing information

How you store your customer information is important. You must maintain the security of customer information, but also store the records in a way that suits your business.

For example:

A sole trader may operate with paper-based records to store customer information or transactions. They should store records in a lockable filing cabinet that is not accessible to the public or to unauthorised staff.
A consultancy firm may have multiple electronic methods of storing customer information. They may use a database for sales records and customer relationship management (CRM) software for customer information. The firm may store records electronically on a server based within their office, as well as on a cloud-based storage system.

顧客の個人情報を保護するためのヒント

ヒントをご覧になるには、下のページ番号（1 から10）をクリックしてください。

Tips for protecting customer information

To access the tips, click through the pages numbered 1 to 10 below

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事業が定めて文書化された個人情報に関する方針、手順、および具体的な業務について、従業員と共に熟知しておきましょう。

Familiarise yourself (and your staff) with the documented privacy policies, processes and procedures of your business.

顧客の個人情報を尊重し、保護することは全従業員の責任であることを理解しましょう。

Understand it is everybody's responsibility to respect and protect the privacy of customer information.

顧客の個人情報を収集、または取り扱う企画を始める際は、情報が確実に保護されるように、個人情報影響評価を行うことを検討しましょう。

Consider undertaking a privacy impact assessment if you are planning a project that will collect and handle customer information to ensure it will be protected.

事業運営に必要な範囲の情報のみを収集しましょう。例えば、小売家具販売店を経営している場合、顧客の病歴を収集する必要はありません。

Only collect relevant information that your business needs, for example, there is no need to collect medical history of a customer if you own a retail furniture outlet.

特定の顧客の個人情報を利用または開示する前に、本当にその情報を使う必要があるか、あるいは一般的な情報を使ってその業務を実行できるかを検討してください。

Before using and disclosing specific customer information, think about whether you actually need to use or disclose those specifics or if you can conduct that task using generic information.

海外の企業に顧客の個人情報を提供する場合、相手国の企業は我が国の州や連邦の法的要件に遵守していない可能性があることを覚えておきましょう。ただし、その顧客情報がどこで使われようとも、これらの法的要件を遵守する義務があります。

If you intend providing customer information to a business overseas, remember they may not comply with our state or federal requirements, but your business must comply regardless of where that customer's information gets used.

人種、性別、民族、宗教、性的指向など、機微な個人情報とみなされるものについては、『1988年プライバシー保護法』に基づき追加の考慮事項があります。これらの情報の機微性を正しく理解し、尊重するよう徹底しましょう。

Personal information considered to be sensitive, such as race, gender, ethnicity, religion, sexual orientation etc., has additional considerations under the Privacy Act 1988. Make sure your business understands and respects these sensitivities.

顧客の個人情報へのアクセスは、必要な場合にのみ行ってください。例えば、会計事務所の清掃員は、事務所の清掃作業中に顧客の個人情報にアクセスする必要はありません。

Access customers' personal information only if, and when, you need to. For example, your cleaner has no need to access a customer's personal information if they are cleaning an accountancy firm.

顧客の個人情報を安全に保管しましょう。事業主として、紙媒体であれ電子媒体のいずれであれ、顧客記録が不正なアクセス、改ざん、または漏えいから守られるように、合理的な対策を講じる義務があります。

Keep customers' personal information secure. As a business owner, you are required to take reasonable steps to ensure customer records, whether paper-based or electronically stored, are protected from unauthorised access, modification or disclosure.

情報漏えい対応策を策定しましょう。これにより、顧客の個人情報が危険にさらされたり、または漏えいした場合に、事業が迅速に対応し、顧客への影響を軽減することができます。

（以上は、オーストラリア情報コミッショナー事務局の資料をもとに作成し、クリエイティブ・コモンズ表示 3.0 オーストラリアライセンスに基づき公開したものです。）

Develop a data breach response. This will enable your business to respond quickly and reduce the impact to a customer if their information has been compromised or breached.

(Adapted from the Office of the Australian Information Commissioner and published under a Creative Commons Attribution 3.0 Australia Licence).