Tập dượt

Điều quan trọng không chỉ là tập dượt Kế hoạch Kinh doanh Liên tục của quý vị mà còn phải lên lịch tập dượt như một phần của chương trình đào tạo tại nơi làm việc. Hầu hết các doanh nghiệp đều khá quen thuộc với các cuộc tập dượt sơ tán hỏa hoạn, giờ đây hãy sử dụng lại bản Hoạt động Kinh doanh Trọng yếu của quý vị, được phát triển trước đó trong khóa học, để xem xét cách doanh nghiệp của quý vị sẽ tiến hành tập dượt, nơi quý vị sẽ thực hiện Kế hoạch Liên tục của mình.

Xác định những ai sẽ cần tham gia, loại hình luyện tập nào sẽ diễn ra và khi nào sẽ làm và ở đâu.

Việc tập dượt các kịch bản có thể xảy ra sẽ kiểm tra, rà soát lại kế hoạch của quý vị, và giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách:

xác định mức độ chuẩn bị của quý vị và nhân viên của quý vị
thể hiện mức độ nhanh chóng của nhân viên như thế nào trong việc xác định vị trí bản kế hoạch, làm theo danh sách kiểm tra sự cố và thực hiện các hành động phục hồi
xác định các khoảng cách và vấn đề trong bản kế hoạch.

Rehearse

It is important to not only rehearse your Business Continuity Plan, but to schedule rehearsal in as part of workplace training. Most businesses are quite familiar with fire evacuation drills already, now using again your Critical Business Activities, developed earlier in the course, consider how your business will conduct rehearsals where you will enact your Continuity Plan.

Identify who will need to take part, what type of training will occur, and when and where it will take place.

Rehearsing possible scenarios will test and review your plan, helping to minimise risk by:

identifying how prepared you and your staff are
revealing how quickly your staff can locate the plan, enact the incident checklists and put recovery actions in place
identifying gaps and problems with the plan.

Hãy bắt đầu làm phần Lịch trình Luyện tập trong Phần 6 của Kế hoạch Kinh doanh Liên tục của quý vị. Hãy để trống cột 'Ghi chú' vì mục này sẽ được hoàn thành sau mỗi lần tập luyện hoặc diễn tập.

Begin the Training schedule in Section 6 of your Business Continuity Plan. Leave the 'comments' column blank, as this will be completed after each drill or rehearsal.

Duy trì và Đánh giá

Điều quan trọng là phải duy trì và đánh giá bản Kế hoạch hoạt động liên tục của quý vị để nó vẫn phù hợp và hữu ích. Quý vị có thể thực hiện điều này bằng cách:

Hoàn thành các buổi tập dượt, cho phép quý vị xem xét mức độ chuẩn bị của quý vị và nhân viên của quý vị, và có thể xác định bất kỳ khoảng cách và vấn đề nào với bản Kế hoạch kinh doanh liên tục của quý vị.
Cập nhật các thành viên nhân viên có trách nhiệm, hãy cân nhắc sử dụng chức danh nhân viên trong kế hoạch, thay vì tên, để không cần phải cập nhật khi có thay đổi về nhân viên.
Cập nhật bản kế hoạch cùng với bất kỳ thay đổi nào đối với hoạt động kinh doanh.
Cập nhật bản kế hoạch với bất kỳ thay đổi nào đối với cơ cấu tổ chức hoặc nhà cung cấp hoặc nhà thầu.
Rà soát bản kế hoạch thường xuyên và lên lịch cho đánh giá này.
Rà soát bản kế hoạch sau một sự cố hoặc sự kiện vì đây là cơ hội để xem những gì có thể được cải thiện.

Maintain and Review

It is important to maintain and review your Continuity Plan so that it remains relevant and useful. You can do this by:

Completing rehearsals, which will enable you to review how prepared you and your staff are, and possibly identify any gaps and problems with your Business Continuity Plan.
Updating responsible staff members, consider using staff roles in the plan, rather than names, so this will not need to be updated with staff changes.
Updating the plan alongside any changes to business activities.
Updating the plan with any changes to organisational structure or suppliers/contractors.
Review the plan regularly, and schedule this review.
Review the plan after an incident or event as this is an opportunity to see what can be improved upon.

Hãy xem xét Lịch trình Đánh giá trong Phần 6 của bản Kế hoạch Kinh doanh Liên tục của quý vị. Hãy lên lịch rà soát thường xuyên và thêm bất kỳ đánh giá bổ sung nào khi chúng diễn ra.

Consider the Review schedule in Section 6 of your Business Continuity Plan. Schedule regular reviews, and add any additional reviews as they occur.